Google Moduli: una semplice guida all’uso

Google Moduli è uno strumento messo a disposizione dal colosso dei motori di ricerca per richiedere informazioni agli utenti. Nel corso degli anni è diventato uno strumento sempre più completo e potente e per questo sempre più utilizzato da utenti ed aziende.

Modulo Google: dove trovarlo

La posizione dove poter creare il vostro Modulo Google non è immediatamente raggiungibile dal menu del vostro account (quello identificato da questa icona  che si trova in alto a destra) pertanto vi forniamo un link che vi ci porterà direttamente.

Premendo sul bottone sopra verrete riportati alla pagina degli strumenti Office di Google e nello specifico a quella dei Moduli. Premete sull’opzione Vai a Moduli Google per iniziare a crearne uno.

Interfaccia

Entrati nell’area dei Moduli Google troverete, nella parte superiore, dei modelli preimpostati in modo che non dobbiate partire da zero nella realizzazione del vostro modulo.

Cliccando su Galleria Modelli vedrete molti più modelli suddivisi per categorie.

Nel caso nulla facesse al vostro caso potete crearne uno completamente da zero cliccando sulla prima icona identificata da un +.

Creiamo un modulo

Di seguito vi spiegheremo come creare un modulo partendo da zero anche se logicamente è consigliabile partire da un modello già realizzato ed effettuare le eventuali modifiche.

Cliccate sul + per creare un nuovo modulo vuoto: vi apparirà quanto sotto.

Date un nome al vostro progetto cliccando su Modulo senza titolo. Se volete potete anche inserire una descrizione, che sarà visibile agli utenti con cui lo condividerete.
Di seguito una breve Legenda delle icone del menu laterale.

(1) inserisce una nuova domanda nel Modulo;

(2) Inserisce un titolo nel Modulo;

(3) Inserisce un’immagine nel Modulo;

(4) Inserisce un video di Youtube nel Modulo;

(5) Aggiunge una nuova sezione, intesa come Pagina. Gli utenti non vedranno tutte le domande assieme, in una pagina unica, ma suddivise in più pagine. Questa opzione risulta comoda nel caso si vogliano saltare tutta una serie di domande sulla base di una risposta. Per esempio se ci fosse la domanda “Avete uno smartphone?”, alla risposta NO si può far saltare la sezione che contiene le domande relative allo smartphone.

Tipologie di inserimento domande – opzione (1)

Le domande che è possibile inserire nel Modulo Google sono riassunte nell’immagine sotto. Si può richiedere una risposta breve, una scelta multipla (o singola), caricare un file, ecc.

Cliccando sul + verrà inserita la domanda di Scelta Multipla che però è possibile cambiare cliccando sul menu a tendina accanto al nome che identifica la tipologia di domanda (A).

E’ possibile cambiare la tipologia  anche se si sono già aggiunte le varie opzioni di risposta: la visualizzazione di queste verrà modificata a seconda dell’opzione scelta. Se si vuole aggiungere anche il generico Altro basterà cliccare sulla relativa scritta azzurra (B).

Cliccando sull’icona (C) potrete duplicare la domanda, così da non ricrearla da zero, e modificare solo quello che cambia.
Cliccando sull’icona del bidone (D) eliminerete la domanda mentre con l’opzione (E) renderete la risposta a quella domanda obbligatoria, cioè non si potrà proseguire se non si risponde al quesito posto. Se non si attiva questo interruttore l’utente avrà facoltà di rispondere oppure no.

Cliccando sui tre puntini (di fianco alla voce E) potrete rimandare ad una sezione specifica del Modulo Google sulla base della risposta che viene fornita.

Selezionando questa opzione, di fianco alle varie scelte, comparirà un menu per la scelta delle azioni da eseguire.

Quindi se l’utente selezionerà Guide andrà avanti con la compilazione, se invece selezionerà Offerte verrà rimandato alla relativa sezione da voi creata (opzione 5 illustrata in precedenza).

Differenze tra le tipologie di domande

Nell’immagine sotto abbiamo messo a confronto le varie tipologie di domande con l’effetto finale sul modulo Google.

Con Scelta Multipla o Elenco a Discesa potrete selezionare solo una tra le tante opzioni di risposta: utile quindi nel caso si richieda un dato univoco.
Con Caselle di Controllo invece è possibile selezionare più opzioni e quindi può essere utile per richiedere gli interessi di un utente, gli hobbies, gusti musicali, ecc.

Per ogni domanda che aggiungete potrete vedere subito un’anteprima di come verrà il modulo Google, cliccando sull’icona a forma di occhio situata in alto a destra.
Con l’icona della tavolozza colore, invece, sarà possibile personalizzare i colori del modulo o inserire un’immagine, scegliendola da un catalogo oppure caricata dal proprio archivio.

Selezionando l’icona a forma di ingranaggio andrete nelle impostazioni del modulo in cui sarà possibile richiedere un indirizzo email per poter compilare il Modulo e sarà possibile anche utilizzare quell’indirizzo per inviare all’utente una copia delle risposte fornite. Questo invio può essere inviato sempre oppure si può lasciare la scelta all’utente; questi si ritroverà un interruttore in cui abilitare la ricezione di una copia del modulo con le risposte da lui selezionate.

Volendo si può anche impostare la possibilità all’utente di poter modificare la propria risposta dopo che ha inviato il modulo completato.

Caricamento di File

Selezionando l’opzione Caricamento File potrete dare la possibilità agli utenti di caricare dei file. Questo può risultare comodo nel caso di iscrizioni ad eventi in cui si ha bisogno di ricevere la ricevuta del pagamento effettuato, oppure nel caso di richiesta di documenti, ecc.

Inserendo il componente relativo al caricamento di files verrete avvisati che i documenti saranno caricati nello spazio Google Drive del proprietario del modulo, quindi attenzione da quale account create il modulo Google!

Cliccando su Continua si aprirà il pannello di configurazione.

Poiché sul vostro spazio Drive Google potrebbe esser caricato qualsiasi tipo di file, è possibile limitare i formati tramite l’interruttore Consenti solo tipi di file specifici, selezionando le tipologie di file che si vuole vengano caricati, escludendo tutti gli altri.

Inoltre è possibile limitare il numero di file caricati e la loro dimensione per evitare che qualche buontempone ci riempia tutto lo spazio Cloud.

Scala Lineare

Con l’opzione Scala Lineare sarà possibile chiedere ai vostri utenti una valutazione secondo due estremi da voi decisi.

Questa opzione può essere comoda quando si vogliono raccogliere feedback per esempio sul funzionamento di un’applicazione da voi sviluppata o sui vari aspetti di un evento (da 1 a 10 quanto ti è piaciuta la festa? Quanto era buono il cibo? ecc.).

Creazione di Griglie di risposte

Le due opzioni relative alle Griglie permettono di creare righe e colonne in modo da creare una griglia di opzioni che, a seconda della tipologia di modulo scelta, può essere selezionata una sola opzione per riga oppure tutte.

Le ultime due opzioni (Data ed Ora) vi permetteranno di far inserire solamente una data ed un orario. Questo per controllare i dati in ingresso ed evitare che possa essere digitato qualsiasi cosa quando richiedete di immettere una data od un orario.

Condivisione del modulo

Terminato di costruire il modulo è arrivato il momento di condividerlo con i vostri partecipanti. Cliccate sul bottone INVIA.

Si aprirà una finestra in cui scegliere le varie modalità di condivisione: via email, tramite link oppure tramite i maggiori Social (Google+, Facebook, Twitter).

Moduli Google vi dà anche la possibilità di condividere il vostro modulo già precompilato: cliccate sui tre puntini di fianco al pulsante Invia e selezionate Genera link precompilato.

Si aprirà il vostro modulo come lo vedrebbe un utente: compilatelo così come volete che appaia ai vostri utenti e cliccate sul bottone CREA LINK.

Potete a questo punto copiare il link e condividerlo.

Ma perché è così importante che i dati vengano inseriti correttamente?

L’utilizzo dei giusti campi, per richiedere risposte, è molto importante perché tutti i dati inseriti vengono aggregati in un Foglio di Calcolo ed il fatto che siano omogenei ci permetterà di gestire meglio i dati raccolti. Per esempio con il campo data ed ora, tutti saranno obbligati ad inserire data ed ora nello stesso formato evitando di ritrovarci campi immessi nei formati più disparati.

In questo senso potremo, per alcune tipologie di domande, inserire delle regole in modo da limitare l’immissione dei dati. Per esempio nel caso si scelga Risposta Breve, cliccando sui tre puntini di fianco all’interruttore Campo Obbligatorio, potremo scegliere Convalida della risposta.

Compariranno così ulteriori voci per controllare l’immissione dei dati. Se quindi vorrete acquisire un Codice Fiscale potrete mettere che la stringa deve essere lunga al massimo 16 caratteri oppure se richiedete un numero di telefono potrete impostare che i dati immessi debbano essere solo numeri.
Nell’immagine sotto sono riassunte le varie tipologie di condizioni. Logicamente quello che appare nel menu sulla destra sarà condizionato da quello che sarà scelto nel menu sulla sinistra.

Analisi delle risposte

Per attivare la registrazione dei dati in un foglio di calcolo andiamo nella sezione RISPOSTE.

Qua verranno elencate tutte le risposte, mostrando anche dei grafici riassuntivi.

Questa sezione sarebbe di per sé sufficiente per analizzare le risposte in quanto contiene tutti i dati in un formato che risulta essere molto intuitivo. Ma se vogliamo poter elaborare i dati acquisiti allora dobbiamo gestirli con un foglio di calcolo.

Questa opzione è possibile attivarla anche dopo che si sono ricevute le risposte. Andate nella sezione RISPOSTE e cliccate sul quadratino verde indicato dalla freccia.

Una finestra vi chiederà come creare questo foglio di lavoro: se crearne uno nuovo  o utilizzarne uno che avevate già creato in precedenza. Se non avete molta dimestichezza con questo strumento scegliete la prima opzione.

Cliccando su Crea verrà aperto il Foglio di Calcolo che conterrà tutti i dati delle risposte ricevute.
Il file sarà identificato, sul vostro spazio Drive, dal nome del modulo seguito da (Risposte) in modo che sia evidente che è un foglio di calcolo legato ad un modulo Google.

Chiusura del sondaggio

Quando non volete più ricevere risposte basterà disattivare il modulo spostando l’interruttore vicino alla voce Accetta risposte. Potrete inserire anche un messaggio personalizzato per ringraziare i vostri utenti ad aver partecipato al sondaggio.

Conclusioni

Come avrete capito Moduli Google è un ottimo strumento per gestire prenotazioni ad eventi, iscrizioni o anche solo per fare sondaggi.
La possibilità di richiedere il caricamento di file può essere anche utile per creare un modulo di ricezione di materiale dai vostri collaboratori, oppure per far caricare a tutti i vostri amici le foto delle vacanze. Insomma, sta tutto alla vostra fantasia!