Inviare email a più indirizzi con Gmail e Mail Merge

In questa nuova guida vedremo come inviare delle email personalizzate a molti utenti (come per esempio delle Newsletter) utilizzando Mail Merge per Gmail.
Con Mail Merge potrete inviare lo stesso messaggio di posta elettronica a un gruppo di destinatari come email separate, senza dover utilizzare CC o BCC, e personalizzarle tramite dei campi variabili in un unico modello di email.

Per poter programmare queste email utilizzeremo un componente aggiuntivo per il foglio di calcolo di Google chiamato Mail Merge. Lo utilizzeremo nella sua forma gratuita in quanto è perfetto per il nostro scopo anche se ha delle limitazioni.

MAIL MERGE

Mail Merge per Gmail consente di inviare facilmente messaggi personalizzati a uno o più destinatari di posta elettronica. Si può scrivere una sola email in bozza, specificare l’elenco dei destinatari in un foglio di calcolo in Google Drive ed il programma Mail Merge invierà le email personalizzate a tutti questi indirizzi in una volta sola.

Mail Merge è un componente aggiuntivo molto potente e ricco di funzionalità. È possibile inserire allegati diversi per ciascun destinatario e le email possono essere scritte in testo normale o formattate in HTML. Inoltre è possibile tracciare le email in modo da sapere se è stata letta (solo nella versione Premium) e pianificare l’invio delle email in un secondo momento alla data e all’ora preferita.

INSTALLAZIONE

Per iniziare, occorre prima di tutto installare il componente aggiuntivo di Mail Merge che va aggiunto al proprio account Google.

Cliccando sul pulsante sopra si aprirà una pagina per l’installazione del componente aggiuntivo: dovrete cliccare su Gratis per avviare l’installazione.

Vi comparirà una finestra che vi avviserà che è necessario concedere i permessi. Cliccate su Continua.

A questo punto dovrete concedere tutte le autorizzazioni cliccando su Consenti, affinché Mail Merge possa lavorare al meglio.

Terminata l’installazione vedrete comparire, in Fogli Google, un avviso circa la presenza di un nuovo componente aggiuntivo.

UTILIZZO

Per prima cosa, dopo aver aperto l’applicazione Fogli di Google, occorre copiare il modello di Mail Merge all’interno del nostro file excel.
Fate clic sul menu Componenti aggiuntivi, scegliere Mail Merge with Attachments e selezionare Create Merge Template.

Verranno inserite le colonne obbligatorie del nostro modello, quali nome, indirizzo email, ecc. È possibile comunque aggiungere ulteriori colonne, ma non cancellare quelle obbligatorie.

Ora dovrete inserire gli indirizzi email dei destinatari. Potete inserirli a mano, uno per uno, oppure potete importarli direttamente dai vostri contatti di Gmail. Se nella vostra rubrica avete creato dei gruppi di indirizzi potrete anche importare l’intero gruppo.
Il consiglio quindi è di organizzare gli indirizzi prima nella vostra rubrica e poi importarli con pochi click nel foglio di calcolo di Mail Merge in quanto la gestione dei contatti in Gmail è molto più agevole.

Inseriti gli indirizzi email potrete configurare le colonne aggiungendone di personalizzate.
Nell’esempio sotto abbiamo rinominato in italiano i campi scritti in inglese ed inserito la colonna SALUTO e CITTA’.

Se si vogliono aggiungere degli allegati diversi per ogni contatto, questi dovranno prima essere inseriti in Google Drive e poi dovrete incollare, nella colonna File allegati, il link del documento che è in Drive.
Per recuperare il link dovrete andare in Google Drive, fare click con il pulsante destro del mouse su un file e scegliere Ottieni collegamento per copiare l’URL di quel file.
Si possono inserire anche più link che però andranno separati con una virgola.

CREARE IL TEMPLATE DELLA EMAIL

Adesso dovrete creare il template della email che Mail Merge utilizzerà per personalizzare i campi.
Andate nel vostro account Gmail e create un nuovo messaggio. In questo sarà possibile includere uno o più campi variabili utilizzando la notazione {{nome colonna}} cosicché questi potranno essere sostituiti con i valori effettivi prelevati dal foglio di calcolo quando verranno inviate le email.

Facciamo un esempio. Supponete di voler inviare un’email a un gruppo di persone in cui il contenuto del corpo del messaggio è per lo più simile tranne per alcuni campi come il saluto, il nome e la città che saranno unici per ogni messaggio. Quello che dovrete fare è aggiungere nel foglio elettronico delle colonne per ognuna di queste variabili. Nella bozza della email potremo richiamare queste variabili con {{NOME}}, {{CITTA}} e così via.

GESTIONE DEGLI INVII NEL FOGLIO DI CALCOLO

Se voleste inserire diversi indirizzi email in CC o BCC per ciascun destinatario, dovrete inserire nel foglio di calcolo altre due colonne chiamandole CC e BCC. Qui andrete a scrivere i vari indirizzi email separati da una virgola.

Le ultime due colonne servono, una per la programmazione dell’invio del messaggio (Scheduled Date) mentre l’altra per il controllo degli invii (Mail Merge Status).

 Pianificazione degli invii

Quando si esegue Mail Merge, tutte le email verranno inviate immediatamente. Se voleste pianificarle basterà inserire data ed ora nella colonna Scheduled Date. Il formato da usare dipende dalla tipologia di account (se italiano o straniero) o anche solo dalla lingua impostata nelle preferenze. Per sapere qual’è il formato accettato dal vostro account andate in una cella vuota e scrivete =NOW() e poi date INVIO: la data che vi verrà mostrata avrà il formato che dovrete inserire nella colonna di pianificazione.

Dopo che avrete avviato Mail Merge lo stato delle righe pianificate cambierà in SCHEDULED (pianificate) con data ed ora di pianificazione.

Controllo degli invii

La colonna di stato di Mail Merge può avere 5 valori:

Email Sent (email inviata): i messaggi sono stati inviati e questa riga non verrà inclusa in futuro fino a quando non si cancella il valore della cella.
Email Scheduled (email pianificata): il messaggio è in coda per l’invio pianificato. Lo stato cambierà automaticamente in Email inviata dopo che il messaggio è stato inviato.
Draft Created (bozza creata): se si è utilizzato Mail Merge per creare la bozza della email, questo stato indica che la bozza è stata creata in Gmail per quel destinatario.
Quota Over (oltre la quota): – Indica che si è esaurito il limite giornaliero di invio email, non verranno inviate nuove email ma è possibile ancora pianificare i messaggi.
Error Message (messaggio di errore): se Mail Merge ha riscontrato un errore, perché magari l’indirizzo era sbagliato, nella colonna dello stato verrà mostrato il messaggio di errore completo.

Come ignorare l’invio di messaggi a righe specifiche

METODO 1

Supponiamo che abbiate un foglio di lavoro Google con una dozzina di indirizzi e voleste inviare le email solo a cinque destinatari e saltare tutte le altre righe.

È possibile farlo facilmente impostando manualmente la colonna di Stato, inserendo SKIP per le righe che non devono essere incluse nell’invio. Quindi, se non volete mandare una email ad un destinatario basterà scrivere SKIP nell’ultima colonna.
Inoltre, le righe con lo stato “Email inviata” non verranno prese in considerazione da Mail Merge.

METODO 2

Mail Merge per Gmail invia le email solo alle righe visibili (non nascoste) nel foglio di calcolo. Se utilizzate dei filtri, per nascondere le righe che non soddisfano determinati criteri, le email non verranno inviate alle righe nascoste.

Supponiamo che abbiate un foglio con centinaia di righe e che i titoli delle colonne siano Nome, Paese, Età e Indirizzo email. Volete inviare le email solo alle righe in cui il Paese è Stati Uniti e l’Età > 18 anni.

Tutto quello che dovrete fare è creare un filtro in Fogli Google con i criteri specificati e tutte le righe non corrispondenti verranno nascoste. Mail Merge salterà così automaticamente le righe nascoste dal filtro.

Risoluzione dei problemi con le {{Variabili}}

Quando Mail Merge non potrà sostituire la variabile racchiusa tra le doppie parentesi graffe con i valori nel Foglio Google verrà restituito un errore. Questo può succedere in alcune situazioni:

• Il nome della variabile utilizzata nel modello Gmail non corrisponde esattamente al titolo della colonna nella tabella di Fogli Google.
• Non c’è una colonna corrispondente nel foglio Google per la {{variable}} usata nel modello Gmail.
• Il nome della variabile nel modello Gmail è formattato con più stili. Ad esempio, se il nome della variabile è {{Indirizzo Postale}}, non è possibile avere la parola Indirizzo formattata con uno stile e Postale con un altro stile ancora.

Per risolvere il problema della formattazione basterà aprire la bozza della email, selezionare il nome della variabile con il tuo mouse e fare clic sull’icona Rimuovi formattazione come mostrato nell’immagine qui sotto.

In alternativa, è possibile rimuovere manualmente la variabile e digitarla di nuovo. Ciò assicurerà che l’intera variabile sia formattata in un unico stile.

CONFIGURAZIONE ED INVIO

Per l’invio delle email dovremo lanciare la configurazione di Mail Merge impostando i dati sul mittente che visualizzeranno i destinatari.
Andiamo su Componenti Aggiuntivi -> Mail Merge with Attachments -> Configure Mail Merge

Vi apparirà la finestra di configurazione in cui dovrete scegliere (se ne avete più di uno) l’account dal quale volete inviare le email.

In Sender’s Full Name potete scrivere quello che volete, così come potete decidere di ricevere eventuali risposte alla vostra email inserendo un indirizzo diverso nel campo Reply-to Address.
In Campaign Name potete inserite un nome per identificare il nome della campagna pubblicitaria (utile solo nella versione Premium per vedere le statistiche sull’apertura delle email).
RICORDATE che gli indirizzi email inseriti nei campi CC Address e BCC Address contribuiranno al conteggio per il raggiungimento del limite giornaliero.

Cliccando su Continue si aprirà un’altra finestra in cui andare a scegliere la bozza della email da inviare. Se non ne avete creata una in precedenza potrete crearne una sul momento selezionando l’ultima opzione.

Se selezionate la scelta di una bozza già creata vi verrà mostrata una finestra in cui selezionarla.

Cliccando su Run Mail Merge vi apparirà un messaggio in cui vi si avvisa che la configurazione è terminata e vi ricorda che il vostro limite giornaliero è di 50 email al giorno.

Cliccando su Done verranno inviate subito le email oppure verrà pianificato l’invio se nell’apposita colonna avrete inserito data ed ora di invio. Nel caso di invio immediato, nella tabella del foglio di calcolo vedrete la relativa voce nella colonna Status.

Eventuali dettagli sulle azioni eseguite possono essere letti nel foglio dei LOG di Mail Merge.

A QUESTO LINK trovate la pagina di Help (in inglese) di Mail Merge.

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