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Zapier: come aumentare la propria produttività con gli automatismi

In precedenti articoli vi avevamo parlato di IFTTT, il sito web che permette di automatizzare praticamente ogni cosa. Zapier è un servizio analogo ma, sotto alcuni aspetti, è più personalizzabile rispetto ad IFTTT.
Se vi siete già cimentati con la creazione di Applet con il servizio di IFTTT allora sarà molto più facile capire come realizzare gli Zap e cioè gli automatismi di Zapier.

Zapier – IFTTT: differenze

Quello che differenzia questi due servizi è che Zapier è orientato verso automazioni di tipo Office mentre IFTTT verso automazioni più ad uso personale. Questo vuol dire che in IFTTT troverete integrazioni con un gran numero di dispositivi IoT che in Zapier non troverete. Ma quest’ultimo sarà molto più personalizzabile nella gestione di strumenti quali email, Task List e tutto ciò che riguarda la produttività.
Altra grossa differenza è che in IFTTT può esserci un solo Trigger, o interruttore, che farà da innesco per attivare l’azione. In Zapier invece, gli interruttori possono essere molteplici e quindi sarà possibile creare condizioni molto più complesse ed articolate.

Come in IFTTT, anche in Zapier è necessaria la registrazione al sito affinché possa integrarsi con i vari servizi. Logicamente è consigliata la registrazione con Google affinché sia agevolata l’integrazione con tutti i servizi di BigG.
Al primo accesso vi verrà chiesto di scegliere un ruolo affinché Zapier possa personalizzare il servizio proponendo già delle applicazioni da collegare, ma potete tranquillamente cliccare su Skip se non avete le idee ben chiare: si potrà in seguito abilitare le applicazioni che servono.

Per 14 giorni potrete provare le funzionalità complete ma l’uso gratuito è comunque più che sufficiente, sempreché non abbiate esigenze molto particolari.
Nella versione gratuita non sarà possibile utilizzare alcune applicazioni e non sarà possibile legare tra di loro più di due applicazioni, quindi non potrete creare automatismi con più trigger.

L’interfaccia presenta due menu posti su due righe. In quello superiore potrete vedere tutte le applicazioni compatibili con Zapier (menu Apps) o degli esempi di automazioni selezionando il menu Explore.

Nell’altro menu sarà possibile vedere gli automatismi che avete creato, le applicazioni che avete autorizzato ed una lista di tutte le azioni che sono state eseguite.

Creiamo il primo Zap con Zapier

Cliccate sul bottone arancione Make a Zap! Si aprirà l’interfaccia in cui selezionare l’applicazione che funzionerà da interruttore.

Se avete dato un’occhiata alla sezione Apps avrete già visto che le applicazioni sono molteplici. Nel nostro esempio abbiamo scelto il lettore di Feed RSS, integrato in Zapier, in quanto vogliamo essere avvisati via email ogni volta che viene pubblicato un nuovo articolo.
Selezionare l’opzione New Item in Feed e premere poi sul bottone azzurro CONTINUE.

Impostazioni del trigger

Ora dovrete inserire il link del Feed RSS da monitorare. Noi logicamente abbiamo inserito il nostro feed, che vi riportiamo di seguito, in modo che possiate eventualmente copiarlo/incollarlo.
https://monkeyadvisor.com/multifeed

Dopo aver cliccato sul bottone CONTINUE avrete terminato la configurazione e vi verranno proposti due pulsanti per testare che il trigger sia correttamente impostato e che sia funzionante. Il consiglio è di cliccare su TEST & REVIEW in modo che se ci fosse qualcosa di errato sarete ancora nella videata per poterlo correggere. Se siete fiduciosi di aver fatto tutto correttamente potete cliccare su TEST & CONTINUE.

Il test serve per interrogare il Feed e mostrare i campi che lo compongono.

Dopo aver verificato che i dati vengono correttamente prelevati dal Feed RSS cliccate su Done Editing.
Nella versione a pagamento è possibile aggiungere ulteriori interruttori cliccando sul primo simbolo del + in modo da creare automatismi anche complessi. Questa è una caratteristica che IFTTT non ha e che, a livello Business, può fare la differenza nell’ambito della produttività.

La configurazione dell’interruttore è terminata. Ora bisogna scegliere cosa deve accadere all’avverarsi di quell’evento.

Impostazioni del Task

Cliccate sul secondo simbolo del +, subito sotto la scritta Do This. Si aprirà una lista di applicazioni che è possibile scegliere e che eseguiranno il Task, o Azione, all’avverarsi della condizione impostata nel Trigger, o Interruttore.

Nel nostro esempio abbiamo scelto Gmail perché vogliamo essere avvisati via email quando un nuovo articolo viene pubblicato.

Alla voce successiva, Choose Action Event, dovrete scegliere Send email. Questo perché noi vogliamo ricevere una email ma, come potete vedere, le opzioni sono molteplici: è possibile creare una email in bozza, aggiungere una label o rispondere ad una email. Rispetto ad IFTTT si può subito notare come Zapier offra maggiori opzioni di controllo.

Selezionato Send Email cliccate sul pulsante CONTINUE. Vi verrà chiesto di accedere alla Gmail con il vostro account.

Cliccate sul pulsante azzurro Sign in to Gmail e consentite l’accesso cliccando sul pulsante Consenti.

Fatto il login e concesse le autorizzazioni ritornerete alla videata di prima: cliccate nuovamente sul bottone CONTINUE. Adesso è possibile personalizzare la email che sarà inviata.

La prima parte è dedicata alla gestione degli indirizzi. Logicamente nel campo TO: dovrete inserire il vostro indirizzo email, ma potrete inserirne anche altri a cui indirizzare l’informazione.
Ora occorre compilare i campi Oggetto e Corpo della email che sono obbligatori e che sono altamente personalizzabili.
Cliccate sull’icona a destra indicata nell’immagine che segue.

Ora dovrete scegliere l’opzione New Item in Feed in quanto inizialmente è stata impostata questa regola.

Espandendo il menu vedrete tutte le variabili che è possibile gestire per creare l’oggetto ed il corpo della email.

Queste variabili possono essere utilizzate assieme a del testo libero. Sarà così possibile personalizzare al massimo la email che sarà inviata.

Terminato di comporre il testo, cliccate sul pulsante CONTINUE per terminare l’operazione di automatizzazione.

Test dell’automatismo

Conclusa l’impostazione dello zap, dopo aver cliccato sul bottone CONTINUA, avrete la possibilità di testare il vostro automatismo in modo da verificare che tutto funzioni correttamente. Questo test lo potete anche evitare cliccando su SKIP TEST ma se non avete molta dimestichezza con Zapier è consigliabile cliccare su TEST & REVIEW in modo che sia possibile subito effettuare le modifiche in caso non tutto funzioni come dovrebbe.

Un messaggio vi dirà che il test è stato eseguito e se l’esito è positivo potete cliccare sulla scritta Done Editing. Altrimenti potete fare le opportune modifiche e rieseguire il test.

IMPORTANTE: ricordatevi di dare un nome al vostro Zap e di spostare l’interruttore su ON prima di cliccare su TURN ZAP ON.

Ora l’automatismo è creato e lo ritroverete nella dashboard. Nel caso non avete dato un nome allo zap, oppure se non l’avete attivato, sarà possibile farlo dalla pagina My Zap.

Risultato dell’automatismo

Come detto precedentemente, con questo automatismo vogliamo ricevere una email ogni volta che viene pubblicato un articolo sfruttando l’aggiornamento del Feed RSS. Quindi nella nostra casella di posta troveremo una email per ogni articolo pubblicato, in cui nell’oggetto sarà presente il titolo dell’articolo. In questo modo sarà facile capire l’argomento trattato.

Nell’immagine sotto potete vedere un esempio della email ricevuta in cui sono evidenziate le parti che abbiamo personalizzato durante la configurazione dello zap.

Nella email non saranno presenti le immagini dell’articolo, ma soltanto il testo. Se l’articolo risulterà interessante e lo si vorrà leggere per intero basterà cliccare sul link al fondo della email, inserito proprio per questo scopo.

Conclusioni

Se avete già utilizzato IFTTT imparerete ad apprezzare fin da subito Zapier, sia per la possibilità di avere più trigger (purtroppo nella sola versione a pagamento) sia per la personalizzazione dei vari parametri.
Zapier è molto più orientato verso il business e quindi ha molte applicazioni compatibili in questo senso, infatti sono quasi inesistenti per esempio le applicazioni di domotica. C’è poi da tenere presente che mentre IFTTT dispone di un’applicazione per dispositivi mobili, Zapier non ce l’ha ma vi sopperisce con una estensione per browser Chrome che IFTTT invece non possiede.
Come avete capito una non è meglio dell’altra in quanto sono orientate in ambiti diversi, per cui il consiglio è di utilizzarle entrambe sfruttando di ognuna le caratteristiche migliori.